Wohneigentums-Verwaltung

Die Wohneigentums-Verwaltung richtet sich nach dem Wohneigentumsgesetz (WEG). Gemäß den gesetzlichen Erfordernissen ist die Wohneigentums-Verwaltung dreigeteilt in die kaufmännischen und die technischen Leistungen und in die allgemeine Verwaltung.

Für den Eigentümer unmittelbar sichtbare Leistungen:

Erstellen von Wirtschaftsplänen
Erstellen von Nebenkostenabrechnungen
Einberufung von Eigentümerversammlungen
Verfassen von Rundschreiben
Verfassen von Hausaushängen
Mitarbeit bei Anwesenheit in der Wohnanlage (Objektbesichtigung)
Individuelle Leistungen wie Beratung, Information, Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen / Vermietung und Handwerkerleistungen
Veranlassung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, Preisanfragen, Ausschreibungen, Erstellen von Preisspiegeln, Beratung, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle
Durchführung von Belegprüfungen mit den Eigentümern
Vorbereitung der Eigentümerversammlung
Ortstermine mit Eigentümern, Ämtern usw.
Beiratsgespräche
Korrespondenz und Verträge
Maßnahmen zur Einhaltung von Hausordnungen
Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld und Miete

KAUFMÄNNISCHE LEISTUNGEN:

Verbuchen sämtlicher Geldeingänge und Ausgaben
Monatliche Sollstellung von Hausgeldbeträgen
Bearbeitung von Lastschriftbuchungen
Überwachen von Zahlungseingängen
Mahnen, ggf. Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
Verwalten und Disponieren von Geldmitteln auf Girokonten,
Festgeld- und Sparkonten
Rechnungskontrolle
Anweisen und Veranlassen von Zahlungen
Bearbeitung von Gehaltszahlungen einschl. Lohnbuchhaltung
Errechnen und Abführen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, vermögenswirksamen Leistungen, Erstellen der erforderlichen Meldungen an Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, Berufsgenossenschaft
Errechnen, Anfordern von beschlossenen Sonderumlagen
Erstellen von Wirtschaftsplänen, Abrechnungen
Veranlassen von Heizkostenabrechnungen
Erfassen von Verbrauchswerten (Heizölbestand, Wasser- / Stromverbrauch)
Kennen und Beachten von Lohneinkommenssteuer- / Umsatzsteuergesetz, Abgabenverordnung, Grundsteuergesetz etc.

TECHNISCHE LEISTUNGEN:

Vorbereiten und Veranlassen von Handwerkerangeboten, Ausschreibungen, Angebotsspiegeln, Nachhalten von Terminen (Angebote, Auftragsausführung, Mängelrügen, Gewährleistungsansprüche)
Einweisen und Einarbeiten der Hausmeister und Hausreinigung
Beschaffen öffentlich-rechtlicher Genehmigungen (Antenne / Sat-Antenne)
Abschluss von Wartungs- und Versicherungsverträgen / Gebäude-, Gewässerschutz-, Glasbruch-, Haftpflichtversicherung, Aufzugs-, Heizungs-, Pumpen- und Feuerlöscherwartung
Vorbereiten und Organisieren von TÜV-, Brandschutz-, Blitzschutzprüfungen (Aufzug, Öltank, Tiefgaragenentlüftung, Rolltor, Heizung, Feuerlöscher etc.)
Bearbeitung von Schlüsselbestellungen und Schadensmeldungen bei Versicherungsfällen (z.B. Rohrbruch) einschl. Veranlassen der Schadensbeseitigung durch Handwerker und Abrechnen mit Versicherungen
Vergeben / Überwachen von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten einschl. Abrechnung
Beauftragung von Sachverständigen
Kennen und Beachten von z.B. DIN-Bestimmungen., Landesbauordnung, Druckbehälterverordnung, Orts-, Baumsatzung, Heizkostenverordnung, Heizanlagenverordnung, Feuerungsanlagenverordnung einschl. der Durchführungsbestimmungen

ALLGEMEINE VERWALTUNG:

Korrespondenz mit Eigentümern
Verhandlung mit Behörden, Hausmeistern, Eigentümern, Lieferanten
Bearbeitung von Beschwerden, Verstößen gegen die Hausordnung
Maßnahmen zur Fristwahrung oder zum Abwenden von Rechtsnachteilen für die Gemeinschaft
Beratung von Eigentümern, Hausmeistern
Abschluss von Verträgen (Wartungs-, Versicherungs-, Dienstleistungs-, Lieferverträge etc.)
Terminabstimmung für Saalbestellung, Erstellung von Tagesordnung und Beschlussentwürfen zur Eigentümerversammlung
Erstellung der Beschlussniederschrift einschl. Versenden an alle Eigentümer
Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen
Erteilung von Genehmigungen (Telefon, Veräußerungen, Vermietungen, gewerbl. Nutzung)
Ausbildung von eigenem Personal u. Angestellten der Gemeinschaft (Hausmeister)
Kennen und Beachten von WEG, BGB, AGBG, HGB, Erbbaurechtsverordnung, Grundbuchverordnung, Zwangsversteigerungsgesetz, FGG, Konkursverordnung, Nachbarschaftsrecht
Besuch von regelmäßigen Fortbildungslehrgängen